"Se nossa intenção for modificar quem realmente somos, não teremos sucesso. Se nossa intenção for nos tornar quem essencialmente somos, não poderemos deixar de ser verdadeiros diante dos mais profundos anseios da nossa alma."
A frequencia de lançamento de novos produtos de tecnologia é algo impressionante, mesmo pra quem está a muitos anos no setor. A cada dois ou três anos nos deparamos com uma nova versão de sistemas operacionais e ferramentas de desenvolvimento. Algumas agregam novos recursos ao que já existe e outras revolucionam a forma de trabalhar.
A ultima versão do office, a versão 2007 teve uma revolução na interface do usuário, oferecendo também uma forma mais prática de trabalhar. Para nós, desenvolvedores, algumas funções também melhoraram. No entanto, após avaliar a produtividade de desenvolvimento e a adesão ainda baixa da nova versão, decidimos saltar uma versão, mantendo o nosso foco no access 2003 e abraçando em um segundo momentoo Office 2010.
A direção que o office caminha é de crescente integração com a web, intranet e sharepoint. A versão 2007 trouxe uma nova interface que no Access caminha para uma ferramenta onde o profissional do conhecimento possa manusear seus dados com crescente facilidade. Nos parece que para certas áreas do conhecimento e de atividade profissional isto será um ganho impressionante de produtividade, sobretudo em empresas que usam amplamente produtos como o Sharepoint. Por outro lado, também enxergamos que para muita gente o office continuará limitado ao Word, Excel e Powerpoint, em particular em pequenas e médias empresas onde não há a cultura de treinamento e de aprendizado dos recursos dos novos produtos.
No video abaixo Abbott Lowell, gerente de produto do Microsoft Access fala um pouco mais das funcionalidades do Microsoft Access 2010.
Sintoma 1 - Gerentes precisam forçar as pessoas a usar o CRM.
Se a gerencia está colocando pressão nos vendedores - como ameaças de retenção de comissões ou prêmios - caso eles não usem o sistema, então o sistema não é funcional. Vendedores depois de um tempo aderem a ferramentas que ajudam nas vendas (por exemplo, celulares, email, sms) e geralmente resistem a tecnologias que só os fazem perder tempo. Se os vendedores não gostarem do sistema, provavelmente ele não serve muito bem para sua empresa.
Sintoma 2 - O Sistema reforça um processo que funciona... em outro lugar.
A maior parte dos sistemas de CRM traz funcionalidades e recursos baseados nas melhores práticas de outras empresas. Infelizmente, as melhores práticas em um lugar podem ser as piores em outro. Sua empresa é unica, então é preciso escolher um CRM que funcione para o seu modelo de negócio. Uma pequena empresa que tentar realizar as vendas da mesma forma que a IBM, provavelmente vai fracassar.
Sintoma 3 - Os dados estão errados.
É muito comum que os dados do CRM sejam importados de outras bases antigas, ou foram registradas por pessoas que não estavam preocupados ou comprimetidos com sua precisão. Assim que os usuários percebem que o CRM não oferece informações confiáveis, eles perderão a confiança no sistema como um todo. CRM deve ser implementado com um cuidado especial em torno da precisão das informações, com a limpeza e verificação frequente.
Sintoma 4 - Existe uma forma paralela de fazer com que as coisas aconteçam
Tenho encontrado casos em que os vendedores atuam 100% com o CRM - no sentido de registrar todos os dados que a gerência solicita - mas que usam um sistema completamente diferente para resilver seus problemas (geralmente uma planilha do gererente comercial é o CRM "de verdade") . Se for este o caso, o sistema "oficial" serve simplesmente para jogar tempo e produtividade pela descarga.
Sintoma 5 - O sistema não está disponivel o tempo todo.
Nada é mais desmoralizante que um sistema que não seja confiável e disponivel. Se a estrutura de CRM não é estável o suficiente para estar disponivel 24horas por dia, 7 dias por semana, ou se não pode ser acessado pelos vendedores quando eles estão em campo, então estes vendedores (que não são nada se não forem práticos) vão procurar o tempo todo (e inevitavelmente vão encontrar) outras formas de realizar o trabalho ou descobrir o que precisam saber, seja telefonando para secretárias, tirando listagens ou exportando dados para planilhas, deixando de usar o CRM em grande parte do tempo.
Uma das mais importantes habilidades de um freelancer é sua capacidade de dizer "não".
Sem esta habilidade, você pode ficar sobrecarregado de pedidos e missões, atrasando a entrega dos trabalhos, prejudicando a qualidade de seu trabalho e assumindo trabalhos que você não gostaria de fazer ou que não pagam o suficiente pelo tempo que você empenha neles, sem mencionar sua qualidade de vida.
Mas dizer não, apesar de você poder sentir que os outros possam se sentir ofendidos (e isto é possível), também envia uma mensagem forte de que vocÊ valoriza seu tempo, tem suas prioridades que que você respeita a pessoa a quem você diz não, já que você não quer se comprometer com algo e depois fazer um trabalho de segunda ou mesmo não fazer nada.
Vamos dizer não para tudo que aparece? Claro que não. Como freelancers, sabemos que temos de aceitar trabalho suficiente para pagar as contas, e vez por outra temos de aceitar uma atividade que não é exatamente aquilo com que sonhamos. Mas é igualmente importante que você saiba com o que pode lidar, o que realmente deseja fazer e se o pedido se enquadra em suas prioridades. E neste caso é importante saber dizer não de uma forma elegante.
Não é exatamente uma habilidade simples e para aqueles que têm dificuldade em dizer "não" aqui vão algumas dicas práticas:
1. Tente começar com um "sim". Isto pode parecer contra-intuitivo, mas é uma espécie de judô mental. Você diz sim ao pedido (assumindo que você quer realizar mas não tem o tempo para fazê-lo agora), e então uma destas duas coisas: 1) diga "claro, mas eu estou sobrecarregado agora - podemos nos falar novamente daqui há um mês? Eu não quero me comprometer a menos que possa fazer um excelente trabalho" ou 2) você diz "Claro, mas podemos fazer X, Y e Z antes para analisar se vai dar certo mesmo antes de começar?". Nos dois casos você não descarta completamente o trabalho, mas devolve a bola para o campo do adversário. Mas é claro, só use este caminho se realmente quer fazer o trabalho mas não pode no momento. Assim você tira a pressão da proposta sem necessariamente declinar de forma definitiva.
2. Saiba os seus compromissos. Para saber quando dizer "não, obrigado." é preciso saber o que está no seu prato. É interessante ter uma lista dos trabalhos em andamento de modo que você possa ter uma visão das possibilidades de enquadrar a tarefa em seu cronograma.
3. Valorize o seu tempo. Uma razão que leva muitas pessoas a nunca dizer não é uma sensação (inconsciente, talvez) de que seu tempo vale menos que o tempo de outras pessoas. Por exemplo, se alguem pede a você para fazer uma tarefa que ela mesma poderia fazer facilmente e você diz sim, você está dizendo que seu tempo vale menos. Aprenda a valorizar seu tempo, evitando assumir atividades que não precisam ser feitas necessariamente por você.
4. Seja educado, porém firme Um erro que muitas pessoas cometem é ser muito legais, muito doces. Podem até dizer não, mas parecem que estão fazendo cena. Se você responde desta forma, uma pessoa mais forte continuará a pressionar até você dizer sim, porque eles pensam que existe uma chance de você mudar de idéia. Você tem de se posicionar de forma clara que não está disposto a mudar de idéia sem ser rude. Um simples "não, eu simplesmente não posso neste momento" é suficiente.
5. Se antecipe Se você pensa que um cliente provavelmente fará um pedido, é mais fácil dizer às pessoas que está ocupado antes delas encomendarem um trabalho. Você pode inciar uma conversa dizendo algo como "Antes de começarmos, quero lhe dizer que estou com a agenda comprometida pelos próximos 30 dias, de modo que só poderei assumir novos projetos dentro de um mês.". Isto já deixará a pessoa avisada, de modo que elas não poderão reclamar se você negar o trabalho.
6. "Eu adoraria, mas" Similar à estratégia 1, você envia a mensagem que este parece um grande projeto para você, mas que você simplesmente não pode aceitá-lo agora por suas atividades atuais ou outros compromissos. Se o projeto for realmente interessante, você pode dizer algo como "Este me parece um grande projeto e eu gostaria muito de fazer parte dele" sugerindo algumas alternativas se possível, indicando outras pessoas ou idéias que possam funcionar. É uma rejeição que as pessoas gostam, uma vez que as ajuda a seguir em uma direção de solução.
7. Nunca diga que sente muito Novamente, você respeita o seu tempo. Se você pede desculpas, envia uma mensagem que você está fazendo algo errado em dizer não, que de certa forma você não tem o direito de recusar o trabalho. É tentador, eu sei. Sempre dizemos coisas como "Me desculpe, mas..." ou "Gostaria de poder ajudá-lo, me desculpe." só porque nos sentimos desconfortáveis em dizer um não direto.
Enquanto tem lugares onde as pessoas têm a semana do saco cheio, eu tenho a semana do trabalho, olha que legal! Bem, eu sei que não convenço ninguém quando eu poso de cigarra, porque a maioria sabe que eu trabalho pra burro, pra não dizer outra coisa.
Em todo caso, esta vai ser uma semana puxada, mesmo eu trabalhando alguns dias aqui. E como a gente ensina o que mais tem de aprender, eu aproveito o espaço pra aprender comigo mesmo sobre o trabalho em casa. Aqui vão algumas dicas da wired para realmente trabalhar em casa quando você estiver trabalhando em casa:
Modo trabalho... ativar! É dificil se sentir um profissional produtivo vestindo pijamas, pantufas e touca. Então levante, tome um banho, faça a barba e vista-se como se fosse ir ao trabalho (porque, ora bolas, você vai)
Separe seu espaço de trabalho Se o computador estiver na sala ou no quarto é mais fácil você sucumbir ao Playstation, Ao aparelho de som ou ao Globo Esporte. Estabeleça seu espaço na casa, preferencialmente uma sala com porta, para ser seu home office e procure passar tempo lá apenas quando estiver trabalhando.
Instale um firewall em sua atenção Vamos encarar os fatos: você não vai montar uma apresentação coerente quando as crianças pedem almoço, o cachorro precisa sair para fazer suas necessidades e sua cunhada fica telefonando para falar do aniversário do seu sobrinho. Arrume uma babá, desligue o telefone e feche a porta para sinalizar que você não está disponível.
Crie pequenas metas Um dia inteiro de trabalho aguarda você e parece que você tem todo o tempo do mundo pela frente, porque não assistir o noticiário da manhã ou aquele DVD que não pode ser visto no fim de semana? Evite a procrastinação criando uma lista de pequenas metas. Por exemplo, terminar a revisão de um documento até as 10 da manhã. Quebrando o dia em pequenas tarefas você inspira um senso de urgência saudável que permite um rendimento maior do seu dia.
Limite o e-mail a horários específicos Quando você trabalha por si só, os e-mails parecem se tornar a razão de sua vida para o resto da humanidade, e assim eles podem facilmente tomar o seu dia e jogar a sua produtividade no lixo. Para evitar que isto aconteça, coloque seu programa de e-mails em modo offline e limite o acesso a horários específicos, como o inicio do trabalho, logo após o almoço e no fim do dia. Entre um acesso e outro, desligue seu programa de e-mails e mãos à obra.
Use programas de mensagens instantâneas com cuidado Os programas como MSN e Skype colocam você em contato direto com sua equipe, mas também com os amigos e parentes. Estabeleça limites para estes contatos, desligando os programas sempre que precisar se concentrar e abrindo em horários especificos, sinalizando quando estiver ocupado e orientando as pessoas que não ligam para o sinal de ocupado que você está trabalhando e aparecem só pra dizer alô (e que em seguida perguntam se está tudo bem, como foi o fim de semana, e por aí vai).
Trabalhar em casa não é para todos. Quem precisa de contato humano o tempo todo, que não tem disciplina, pode ter resultados desastrosos ao trabalhar em casa. Faz mais de um ano que meu principal espaço de trabalho fica em minha casa, e ainda tenho de me esforçar muito em termos de disciplina, tanto para não me desviar do trabalho quanto para estabelecer limites claros ao trabalho (é fácil almoçar em 10 minutos e voltar para terminar aquela proposta).
